Die automatische Archivierung

Neben einer Arbeitsversion und der freigegebenen Version kann eine Datei im CMS archivierte Versionen enthalten. Die archivierten Versionen sind die ehemals freigegebenen Versionen. Dadurch können Sie bei Bedarf frühere Inhalte wiederverwenden.

Wie die Versionierung bei den einzelnen Workflowaktionen funktioniert, zeigt das folgende Schema.

Nachdem eine neue Datei angelegt wurde, hat sie nur eine Arbeitsversion. In diese nimmt der Redakteur die Inhalte auf. Nach der Bearbeitung (und gegebenenfalls nach dem Abzeichnen) wird die Datei freigegeben. Die Arbeitsversion wird dadurch in eine freigegebene Version umgewandelt. Wird die Datei erneut bearbeitet, ... ...kopiert das CMS die freigegebene Version in eine neue Arbeitsversion, die wiederum bearbeitet werden kann. Bei der erneuten Freigabe ... ... wird die aktuell freigegebene Version archiviert. Zieht man eine Datei zurück, ... ... wird ihre freigegebene Version archiviert und zugleich in eine neue Arbeitsversion kopiert. Wenn sie diese bearbeiten und Ihnen die Änderungen nicht zusagen, können Sie sie verwerfen, d.h. die Arbeitsversion löschen. Die Datei hat nun keine aktuelle Version mehr. Bearbeiten Sie sie erneut, ... ... wird wieder eine neue, leere Arbeitsversion erstellt. Alternativ kann man eine der archivierten Versionen wiederherstellen, d.h. in eine neue Arbeitsversion kopieren.

Wenn häufig größere Dateien (Bilder, PDF-Dokumente u.ä.) geändert (und freigegeben) werden, verbrauchen die archivierten Versionen dieser Dateien viel Speicherplatz im System. Der CMS-Administrator sollte deshalb in regelmäßigen Abständen die ältesten Versionen aus dem CMS entfernen.