Damit ein Benutzer eine Version bearbeiten kann, muss er zunächst der Bearbeiter der Version werden. Hierfür ist es erforderlich, einen Workflowschritt auszuführen:
In den persönlichen Einstellungen kann konfiguriert werden, dass CMS Fiona Workflowschritte ausführt, ohne eine Bestätigung durch den Benutzer einzuholen. Der Workflowschritt Übernehmen ist mit Rücksicht auf den aktuellen Bearbeiter hiervon ausgenommen, weil dieser nicht benachrichtigt wird, wenn jemand seine Version übernimmt und seine Änderungen daran verloren gehen könnten.
Bei aktivierter Bestätigung von Workflowschritten kann der Schritt zusätzlich kommentiert werden. Dieser Text erscheint anschließend in der Aufgabenliste des nächsten für die Datei zuständigen Benutzers oder der nächsten Benutzergruppe.