CMS Fiona hat eine einfach zu verwendende Benutzerverwaltung. Jeder Benutzer erhält einen Anmeldenamen, ein Login. Ein Login ist eine eindeutige Bezeichnung, die den Benutzer im System "verkörpert". Jedem Login ist ein Kennwort zugeordnet, das der jeweilige Benutzer angeben muss, um mit Fiona arbeiten zu können.
Mit der Benutzerverwaltung können CMS-Administratoren Benutzergruppen anlegen und Benutzer in diese Gruppen aufnehmen. Nachdem das Login eines Benutzers eingerichtet wurde, ist er automatisch Mitglied einer Standard-Benutzergruppe. Er kann Mitglied beliebig vieler Gruppen werden. Mit globalen Rechten kann ein Administrator die Befugnisse definieren, die Benutzer und Gruppen in Bezug auf administrative Aufgaben haben.
Benutzergruppen haben auch in Bezug auf Dateien eine wichtige Aufgabe. Zum einen können Administratoren mit Benutzergruppen in Workflows definieren, welche Mitarbeiter Dateien bearbeiten, prüfen und freigeben dürfen. Zum anderen lässt sich je Datei festlegen, welche Gruppen in welcher Weise darauf zugreifen dürfen. Beispielsweise muss ein Anwender (durch eine der Gruppen, in denen er Mitglied ist) bei einer Datei das Administrationsrecht haben, um die Datei löschen zu können. Um die Feldwerte einer Arbeitsversion ändern zu können, benötigt er das Schreibrecht.
Dateispezifische Rechte können nicht einzelnen Benutzern, sondern nur Benutzergruppen erteilt werden. Je Datei können folgende Rechte erteilt werden:
Erlaubt es, eine neue Arbeitsversion einer Datei anzulegen sowie zu bearbeiten (dazu gehört auch die Änderung von Feldwerten). Wer das Schreibrecht für eine Datei hat, hat automatisch auch das Leserecht.
Dieses Recht kann nur für Ordner erteilt werden. Es erlaubt dem Inhaber, Dateien in dem jeweiligen Ordner anzulegen. Um eine Datei mit einer bestimmten Vorlage anzulegen, kann es erforderlich sein, zusätzlich zu diesem Recht ein vom Administrator festgelegtes globales Recht zu haben. (Der Administrator kann die Verwendung einer Vorlage auf Benutzer beschränken, die ein von ihm festgelegtes globales Recht haben.)
Benutzer, denen dieses Recht für eine Datei erteilt wurde, besitzen alle Befugnisse in Bezug auf diese Datei. Das Administrationsrecht ist erforderlich, um eine Datei löschen, umbenennen oder verschieben sowie seine Freigabe zurücknehmen zu können. Als Administrator einer Datei haben Sie das Recht, es unabhängig von seinem Bearbeitungsstand freizugeben.
Dieses Recht kann Benutzergruppen erteilt werden, damit sie auf die betreffende veröffentlichte Datei zugreifen können. Diese Gruppen können andere sein als bei den anderen Rechten (sie stammen optional aus einer anderen Benutzerverwaltung). Wenn wenigstens einer Benutzergruppe das Live-Server-Leserecht für eine Datei erteilt wurde, so haben nur die entsprechenden Gruppenmitglieder das Recht, auf die Datei zuzugreifen. Wurde das Recht keiner Gruppe erteilt, können alle darauf zugreifen. Dieses Recht ist nur im Zusammenhang mit dem Portal Manager verfügbar.
Wenn Sie eine neue Datei anlegen, so gelten für diese Datei zunächst die gleichen Zugriffsrechte wie für den darüber liegenden Ordner (die Datei "erbt" die Rechte dieses Ordners). Wenn diese Rechte nicht das Lese- und Schreibrecht beinhalten, so erteilt das CMS automatisch Ihrer Standardgruppe die fehlenden dateispezifischen Rechte. Dadurch wird es Benutzern, die eine Datei angelegt haben, ermöglicht, die Arbeitsversion dieser Datei zu bearbeiten. Benutzer, die eine Datei angelegt haben, können diese löschen, solange die Datei nocht nicht freigegeben wurde. Nach der Freigabe benötigt man hierfür das Administrationsrecht.
Rechte werden nicht nachträglich vererbt. Wird Ihnen beispielsweise das Administrationsrecht für den Ordner erteilt, in dem sich Ihre Datei befindet, so bleiben die Rechte Ihrer Datei davon unberührt.