Versionen, Felder und Vorlagen
Jede Datei kann bei CMS Fiona mehrere Versionen haben, eine Arbeitsversion, eine freigegebenen Version und beliebig viele archivierte Versionen. Die Arbeitsversion kann geändert werden, während die freigegebene Version für die Veröffentlichung vorgesehen ist und nicht modifiziert werden kann. Wird eine Arbeitsversion freigegeben, so ersetzt sie die gegebenenfalls vorhandene freigegebene Version der Datei, die ihrerseits archiviert, d. h. in eine archivierte Version umgewandelt wird. Eine Datei, die weder eine Arbeitsversion noch eine freigegebene Version hat, ist inaktiv.
Eine Version ist eine Menge von Feldern, die zusammen den Inhalt der Version darstellen. In Anlehnung an die Bezeichnung body für den Hauptext einer HTML-Datei haben alle Versionen von Dateien ein Feld body (Hauptinhalt). Neben diesem Feld gibt es weitere, beispielsweise title (Titel), validFrom (Gültig ab) und validUntil (Gültig bis). Die Felder, die allen Versionen gemeinsam sind, finden Sie im Abschnitt Versionsfelder.
Zusätzliche Felder können von einem CMS-Administrator angelegt und zu den Vorlagen hinzugefügt werden, um die Vorlagen an ihren jeweiligen Verwendungszweck anzupassen. Dadurch verfügt jede Version einer Datei mit einer bestimmten Vorlage über die zusätzlichen Felder. Zu einer Vorlage Pressemitteilung kann beispielsweise das Feld Zusammenfassung, zur Vorlage Angebot das Feld Kategorie hinzugefügt werden.
Es gibt mehrere Feldtypen. Jeder Typ ist für Werte in einem bestimmten Format, beispielsweise Datum, HTML-Text oder Aufzählung, vorgesehen.
Der Administrator kann die Werte von Versionsfeldern automatisch (durch ein Skript) prüfen lassen, um sicherzustellen, dass die Werte bestimmte Bedingungen erfüllen. Beispielsweise lässt sich prüfen, ob ein Titel vorhanden ist und eine maximale Länge nicht überschreitet oder sich eine Zahl in einem bestimmten Bereich befindet.
Die Arbeitsversion einer Datei gilt als unvollständig, wenn sie Felder enthält, die die vorgegebenen Bedingungen nicht erfüllen, oder wenn sie Links enthält, die auf nicht vorhandene Dateien im CMS verweisen. Unvollständige Arbeitsversionen können weder an andere Benutzer oder Benutzergruppen weitergeleitet noch freigegeben werden.
Nicht nur die Versionen einer Datei, sondern auch die Dateien selbst haben Felder. Allerdings werden in Dateifeldern ausschließlich Verwaltungsinformationen wie der Dateiname, die zugrunde liegende Vorlage und der zu verwendende Workflow gespeichert. Zusätzliche Dateifelder können nicht definiert werden.