Dateien können mit CMS Fiona in so genannten Workflows bearbeitet, geprüft (abgezeichnet) und freigegeben werden. Ein Workflow kann mehrere Bearbeitungs- und Prüfungsschritte haben. Der letzte Schritt eines Workflows ist die Freigabe.
An der Bearbeitung und Prüfung einer Datei können jeweils mehrere Benutzergruppen beteiligt sein. Indem man eine Datei weiterleitet, gelangt sie in die Aufgabenliste der nächsten Benutzergruppe.
Dateien werden nicht automatisch weitergeleitet oder eingereicht. Diese Schritte müssen manuell ausgeführt werden.
Mit den Workflowaktionen Geben und Übernehmen können Dateien auch einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen außerhalb des Workflows gegeben bzw. von einem Benutzer übernommen werden. Diese Workflowaktionen unterbrechen den Workflow so lange, bis die Datei das nächste Mal weitergeleitet oder - in der Prüfungsphase - abgezeichnet wird.
Um einen Workflowschritt auszuführen, wählen Sie den entsprechenden Menübefehl aus dem Untermenü Bearbeiten > Workflow.
In der Listenansicht können Sie mehrere Dateien markieren, um für diese Dateien einen gemeinsamen Workflowschritt auszuführen.
Lässt sich eine Workflowaktion für ein oder mehrere Dateien nicht ausführen, so erscheint eine entsprechende Meldung.