CMS Fiona unterstützt typische redaktionelle Arbeitsabläufe bei der Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dateien. Hierfür stehen Workflows zur Verfügung.
Ein Workflow ist in Fiona eine Folge von Bearbeitungs- und Prüfungsschritten, die sich auf die Arbeitsversion einer Datei beziehen. Jeder Schritt in einem Workflow wird von einem Mitglied genau einer Benutzergruppe durchgeführt.
Ein Benutzer kann die Dateien, an deren Bearbeitung er gerade beteiligt ist, in seiner Aufgabenliste finden.
Eine Arbeitsversion wird angelegt, indem der Workflowschritt Bearbeiten ausgeführt wird. Dies geschieht automatisch, wenn ein Feld der freigegebenen Version bearbeitet wird und es noch keine Arbeitsversion gibt.
Das Schreibrecht für eine Datei hat ein Benutzer dann, wenn er Mitglied einer der Benutzergruppen ist, die bei den Rechten Arbeitsversion bearbeiten und Datei administrieren der Datei hinterlegt sind.
Der Bearbeiter einer Datei ist derjenige Benutzer, dem die Datei zugeordnet ist (etwa, nachdem er die Workflowaktion Bearbeiten oder Übernehmen ausgeführt oder jemand anders ihm die Datei gegeben hat).
Ein Benutzer ist bei einer Datei zu Änderungen berechtigt, wenn er der das Schreibrecht für diese Datei hat und deren Bearbeiter ist.
Um eine Datei bearbeiten zu können, muss ein Redakteur das Schreibrecht für diese Datei haben und der aktuelle Bearbeiter der Arbeitsversion sein (s.o.).
In der Standardeinstellung für Workflows (Administratoren können dafür die Einstellung von editStepMembershipRequiredForEditor ändern) kann jeder Redakteur mit Schreibrecht für eine Datei deren Bearbeiter werden und dadurch Änderungen an der Datei vornehmen.
In der strengeren Einstellung für Workflows benötigt ein Redakteur nicht nur das Schreibrecht für eine Datei, sondern muss zusätzlich Mitglied einer der Gruppen der noch ausstehenden Bearbeitungsschritte sein, um Bearbeiter der Datei werden und sie dadurch ändern zu können. Redakteure, auf die dies zutrifft, können darüber hinaus einen anderen Redakteur zum Bearbeiter der Datei machen, indem sie ihm die Datei mit der entsprechenden Workflowaktion geben.
Nach jedem Bearbeitungsschritt wird die Arbeitsversion weitergeleitet bzw. eingereicht, wenn der nächste Schritt ein Prüfungsschritt ist. Ein Prüfungsschritt wird dadurch vollzogen, dass die eingereichte Arbeitsversion abgezeichnet wird. Der letzte Prüfungsschritt ist die Freigabe.
Während der Bearbeitung und Prüfung kann die Arbeitsversion zurückgewiesen werden. Durch diesen Workflowschritt werden zwar die Änderungen an der Arbeitsversion nicht rückgängig gemacht, der Workflow muss jedoch erneut (vom ersten Schritt an) durchlaufen werden.
Workflows werden von einem CMS-Administrator definiert. Eine Workflowdefinition hat einen Namen, der in Vorlagen angegeben werden kann, so dass neue Dateien mit dieser Vorlage automatisch diesem Workflow unterliegen. Der Workflow einer Datei kann jedoch auch nachträglich geändert werden, indem als Wert des Dateifeldes Workflow ein anderer Workflowname eingetragen wird. (Dies kann nur von einem Administrator der Datei oder einem CMS-Administrator vorgenommen werden.)