Nachdem die Arbeitsversion einer Datei bearbeitet wurde, sollte sie zur nächsten Benutzergruppe weitergeleitet oder zur Prüfung eingereicht werden. Bei Workflows ohne Prüfungsphase kann die Datei nach dem letzten Bearbeitungsschritt nur von einem Dateiadministrator oder einem Systemadministrator freigegeben werden.
Eine Arbeitsversion kann nur eingereicht werden, wenn sie vollständig ist. Die Version ist vollständig, wenn alle darin enthaltenen Links auf andere Dateien aufgelöst sind, die Linkziele also vorhanden sind. Ferner müssen sämtliche Felder mit zulässigen Werten belegt sein. Ob eine Arbeitsversion vollständig ist, wird in der Eigenschaftenanzeige angezeigt.
Workflows haben normalerweise eine Prüfungsphase, in der die Arbeitsversionen der Dateien abgezeichnet und freigegeben werden. Wer eine Arbeitsversion abzeichnet, erklärt sich mit seinem Inhalt einverstanden. Um eine Datei abzuzeichnen, braucht sie nicht übernommen zu werden.
Der letzte Schritt in der Prüfungsphase eines Workflows ist die Freigabe.
Die Freigabe einer Datei ermöglicht ihre Veröffentlichung auf dem Live-Server. Bei Workflows mit Prüfungsschritten können nur Mitglieder der letzten im Workflow definierten unterschriftsberechtigten Gruppe sowie Dateiadministratoren und Superuser eine Datei freigeben. Bei Workflows ohne Prüfungsschritte kann im letzten Bearbeitungsschritt auch der gegenwärtige Bearbeiter einer Datei diese freigeben.
Durch die Freigabe wird die Arbeitsversion oder die eingereichte Version zu einer freigegebenen Version. Diese wird vom System automatisch oder nach Veranlassung durch einen Systemadministrator veröffentlicht.
Eine freigegebene Version kann nicht direkt bearbeitet werden. Sie können jedoch mit der Workflowaktion Bearbeiten eine Arbeitsversion anlegen, sofern Sie das Schreibrecht für diese Datei haben. Diese Arbeitsversion ist eine Kopie der freigegebenen Version.
Wenn Sie der Bearbeiter einer Datei oder Mitglied einer zur Prüfung berechtigten Benutzergruppe sind, so können Sie eine Arbeitsversion auch ablehnen, anstatt sie weiterzuleiten, abzuzeichnen oder freizugeben. Wenn eine Arbeitsversion abgelehnt wird, beginnt der Workflow der Datei wieder von vorn. Sie erscheint in der Aufgabenliste der ersten Benutzergruppe im Workflow.
Wenn Sie eine Arbeitsversion nicht mehr benötigen, sie jedoch nicht freigeben möchten, oder erneut mit einer frischen Kopie der freigegeben Version beginnen möchten, so wählen Sie die Workflowaktion Verwerfen. Anschließend können Sie mit der Aktion Bearbeiten eine neue Arbeitsversion anlegen.
Die freigegebene Version einer Datei kann vom Dateiadministrator oder einem Systemadministrator zurückgezogen werden. Die Datei wird dadurch nicht mehr veröffentlicht.
Wenn eine freigegebene Version zurückgezogen wird und die Administration die Archivierung eingeschaltet hat, so wird die Version archiviert. Hat die Datei keine Arbeitsversion, so wird eine Arbeitsversion als Kopie der ehemaligen freigegebenen Version angelegt.
Wenn Sie eine Datei bearbeiten möchten, die sich beispielsweise in Ihrer Aufgabenliste befindet, so führen Sie diese Aktion aus. Sie werden dadurch zum Bearbeiter der Datei.
Befindet sich die Datei in einem Workflow, so führen Sie nach der Bearbeitung bitte die nächste Workflowaktion durch. Dies ist üblicherweise Weiterleiten oder Einreichen, kann jedoch auch Abzeichnen oder Freigeben sein.
Sie können eine Datei auch einem anderen Mitarbeiter oder einer Benutzergruppe außerhalb des vorgesehenen Workflows geben. Die nächste im Workflow vorgesehene Benutzergruppe kann dadurch jedoch nicht übersprungen werden, d. h. die Datei muss dennoch an die nächste Gruppe weitergeleitet werden, um den Workflow fortzusetzen. Den Empfänger oder die Empfängergruppe können Sie auf der Seite Geben festlegen.
Tragen Sie hier in das Eingabefeld den Anmeldenamen des Benutzers oder den Namen der Benutzergruppe ein, dem bzw. der Sie die Datei geben möchten. Wenn Sie den Namen nicht kennen, klicken Sie auf den Auswahl-Button neben dem Eingabefeld und wählen Sie aus der erscheinenden Liste den gewünschten Namen aus.
Der Auswahl-Button dient der Vervollständigung des Namens im Eingabefeld. Wenn Sie dort den Anfang eines Namens eintragen und anschließend auf den Auswahl-Button klicken, werden in der Liste nur diejenigen Namen angezeigt, die die eingetragenen Zeichen enthalten. Leeren Sie das Eingabefeld und klicken Sie erneut auf den Auswahl-Button, damit Ihnen die komplette Liste angeboten wird.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Die Datei erscheint daraufhin in der Aufgabenliste (siehe Aufgaben) des Empfängers bzw. der Mitglieder der ausgewählten Benutzergruppe.
Dieser Workflowschritt Legt eine Arbeitsversion der betreffenden Datei an. Hat die Datei eine freigegebene Version, so werden dessen Feldwerte in die neue Arbeitsversion übernommen. Sie werden durch diese Aktion zum Bearbeiter der Arbeitsversion.
Die Workflowaktion Bearbeiten wird implizit ausgeführt, wenn Sie ein Feld bearbeiten (indem Sie auf den Feldwert in der Eigenschaftenanzeige oder das Bearbeiten-Icon in der Vorschau klicken). „Implizit" bedeutet, dass Sie nicht erst den Workflowbefehl Bearbeiten aus dem Menü zu wählen brauchen, sondern dieser Befehl automatisch ausgeführt wird, sofern es noch keine Arbeitsversion der Datei gibt.
Wird die Arbeitsversion einer Datei gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, so wird die Workflowaktion Übernehmen implizit ausgeführt. Diese Aktion muss von Ihnen bestätigt werden.
Wenn die Datei bereits eine Arbeitsversion hat, die Sie jedoch nicht weiterverwenden möchten, wählen Sie den Workflowschritt Verwerfen, gefolgt von Bearbeiten.
Sie benötigen für eine Datei das Schreibrecht oder das Administrationsrecht, um ihre Arbeitsversion bearbeiten zu können. Als Superuser, d. h. als Benutzer mit dem globalen Administrationsrecht, haben Sie diese Dateirechte automatisch.
Benutzer, die das Administrationsrecht für eine Datei haben oder Superuser sind, können vollständige Dateien jederzeit freigeben, unabhängig vom Workflow.
Nachdem Sie eine Datei bearbeitet haben, sollten Sie sie weiterleiten, einreichen oder freigeben.