Eine Aktivität anlegen und erweitern
Sie können eine Aktivität über die Detailansicht der betreffenden Person oder des Accounts anlegen (verwenden Sie den entsprechenden Punkt des Menüs Neu auf der Registerkarte Aktionen) sowie über den Button Neu auf der Aktivitäten-Hauptseite. Beide Wege führen zu dem folgenden Formular, jedoch ist beim ersten Weg die Person bzw. der Account bereits eingetragen.
Nachdem Sie den Typ der anzulegenden Aktivität ausgewählt haben, erscheint das Formular zur Erfassung der Basisdaten der Aktivität:
Tragen Sie zunächst das Thema (den Titel) der Aktivität sowie die Person ein, auf die sie sich bezieht. Sofern Sie die Aktivität über einen Account anlegen, wird dieser angezeigt und dessen Personen werden Ihnen zur Auswahl angeboten. Andernfalls wählen Sie die Person am besten über einen Treffer der dynamischen Suche aus, damit die Zuordnung eindeutig ist. Füllen Sie anschließend die anderen Felder des Formulars nach Bedarf aus. Insgesamt gibt es die folgenden Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Typ | Der Aktivitätstyp ist durch Ihre Auswahl vorgegeben. Administratoren können in der Allgemeinen Konfiguration beliebige Aktivitätstypen definieren. |
| Titel | Tragen Sie hier den Titel der Aktivität insgesamt ein. Jeder einzelne Tagebucheintrag zu der Aktivität kann später einen eigenen Titel erhalten. |
| Account | Der Account wird über die gewählte Person automatisch bestimmt und angezeigt, sobald er verfügbar ist. Er kann nicht manuell geändert werden. |
| Person | Die Person, der die Aktivität zugeordnet werden soll. |
| E-Mail-CC | Durch Kommas getrennte E-Mail-Adressen. An diese Adressen werden Antworten Ihrer Mitarbeiter geschickt, sofern der E-Mail-Versand bei Erweiterungen der Aktivität jeweils aktiviert wird (siehe unten). |
| Verantwortlicher | Der Mitarbeiter Ihres Unternehmens, der für die Aktivität verantwortlich ist. |
| Priorität | Hier können Sie einen Wert von Kritisch bis Info angeben, um beispielsweise bevorzugt zu bearbeitende Anfragen zu kennzeichnen. |
| Status | Der Status einer Aktivität kann beispielsweise (etwa bei Anfragen) die Information enthalten, von welcher Partei der nächste Bearbeitungsschritt erwartet wird. Die Anfragestatus können in der Allgemeinen Konfiguration frei definiert werden. |
| Tags | Versehen Sie Aktivitäten mit Stichwörtern, um sie Kategorien oder Themen zuzuordnen. |
| Zusatzfelder | Die Definition eines Aktivitätstyps kann beliebig viele Zusatzfelder enthalten. Die Werte dieser Felder können in diesem Formular eingetragen werden. Im obigen Beispiel ist Produktgruppe ein solches Zusatzfeld. |
Klicken Sie auf Erstellen, um die Aktivität anzulegen. Es erscheint die Detailansicht der Aktivität:
Aktivität erweitern
Sie können nun über den Button Neu auf der Registerkarte Aktionen einen Tagebucheintrag oder eine Aufgabe zu der Aktivität hinzufügen. Klicken Sie auf Neuer Tagebucheintrag, wird das folgende Formular angezeigt:
Die Felder haben die folgende Bedeutung:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Person | Sie können jedem Tagebucheintrag eine beliebige Person des betreffenden Accounts zuordnen. |
| Typ des Eintrags | Hier können Sie angeben, auf welche Art die Informationen Sie erreicht haben (beispielsweise per E-Mail) |
| Titel | Das Thema des Tagebucheintrags. |
| Öffentlich | Diese Option ist in Verbindung mit Webanwendungen relevant, die OMC-Webservices nutzen, um Aktivitäten und deren Einträge abzurufen. Wenn die Option ausgewählt ist, ist dieser Tagebucheintrag in der Liste der per Webservice ermittelten Tagebucheinträge der Aktivität enthalten. Andernfalls wird dieser Eintrag unterdrückt, so dass die betreffende Person ihn nicht sieht (beispielsweise in Ihrem Kundenportal). |
| E-Mail versenden | Wenn ausgewählt, erhält die anfragende Person eine E-Mail mit dem Inhalt des Protokolleintrags. Sämtliche im Feld E-Mail-CC eingetragene Empfänger erhalten diese Informationen ebenfalls. Andernfalls werden keine E-Mails verschickt. |
| Status der Aktivität | Diese Angabe entspricht der Statusangabe der Aktivität in den oben genannten Basisdaten. |
Überprüfen Sie Ihre Angaben, vor allem die Felder Öffentlich und E-Mail versenden noch einmal, bevor Sie den Tagebucheintrag mit Erstellen anlegen.